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L’informativa sul trattamento dei dati personali e il nuovo GDPR: ecco cosa cambia

16/03/2018

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L’informativa sul trattamento dei dati personali e il GDPR

A partire dal 25 maggio 2018 entrerà in vigore il nuovo GDPR che introdurrà degli elementi nuovi nel campo dell’informativa sul trattamento dei dati personali da offrire agli interessati. Quali sono le novità introdotte?

I nuovi elementi dell’informativa sul trattamento dei dati personali

Come riporta il Garante della privacy italiano nella sua Guida all’applicazione del Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, gli articoli 13 e 14 del nuovo Regolamento descrivono in modo chiaro i contenuti dell’informativa che dovrà essere redatta da aziende ed enti nel momento in cui andranno a trattare e rielaborare dati personali. Il Regolamento definisce infatti in modo più dettagliato ciò che dovrà comparire nell’informativa introducendo, rispetto a prima, alcuni nuovi elementi:

  • Dovranno essere sempre presenti i dati del Responsabile della protezione dei dati o Data protection Officer; figura introdotta dal GDPR;
  • Dovrà essere indicata la base giuridica del trattamento (se presente);
  • Dovrà essere indicato qual’è l’interesse legittimo del trattamento;
  • Bisognerà specificare se vengono trasferiti i dati a Paesi terzi e se sì con quali strumenti;
  • Bisognerà specificare il periodo di conservazione dei dati e i criteri utilizzati;
  • Bisognerà dare indicazioni sul diritto di presentare dei reclami all’autorità di controllo.

Proprio perché queste informazioni saranno obbligatorie a partire dal 25 maggio 2018, il Garante invita tutti i titolari del trattamento a verificare se la propria informativa sia al passo con quanto previsto.

Che cosa rimane come prima e non va cambiato nell’informativa?

Sebbene il GDPR introduca delle innovazioni, alcuni elementi dell’informativa rimangono tali e quali. Fra le informazioni che non cambieranno vi sono il fatto che l’informativa dev’essere comunicata agli interessati prima di effettuare la raccolta dati se i dati vengono raccolti presso l’interessato. Se i dati non vengono raccolti presso l’interessato devono essere precisate le categorie dei dati raccolti.
Il titolare del trattamento dei dati deve riportare nell’informativa:

  • I propri dati e quelli di un rappresentante presente in Italia;
  • Gli scopi della raccolta dati;
  • I diritti dei soggetti interessati;
  • L’identità del responsabile del trattamento e i destinatari dei dati.
Lo sapevi? Il Regolamento all’art. 12 paragrafo 17 prevede che la comunicazione dell’informativa possa avvenire anche attraverso delle icone. Queste dovranno però essere affiancate da testi e dovranno essere identiche in tutta Europa. La Commissione UE sta lavorando alla loro definizione.

Quale registro e linguaggio bisogna utilizzare per scrivere l’informativa?

Il GDPR prevede che il linguaggio dell’informativa sia conciso, chiaro e facilmente accessibile. Bisognerà abbandonare il burocratese e scrivere in modo semplice.

Quando dev’essere comunicata l’informativa sul trattamento dei dati personali?

Il nuovo regolamento europeo definisce anche quando gli interessati debbano ricevere l’informativa e cioè:

  • Prima di effettuare la raccolta dati: se i dati vengono raccolti presso l’interessato;
  • Entro un mese: se i dati non vengono raccolti direttamente presso l’interessato;
  • Al momento della comunicazione dei dati a terzi e non più al momento della registrazione.

Inoltre ogni volta che le finalità del trattamento cambiano, gli interessati devono essere informati. Infine la comunicazione del trattamento deve avvenire in forma scritta e preferibilmente elettronica.

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