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Il diritto di opposizione e gli altri diritti dell’interessato

Normativa e tutela dei dati_06 Newsletter2Go

Quando si acquisisce il consenso di una persona a ricevere comunicazioni di marketing via email, occorre rammentare che (parafrasando una nota pubblicità di diamanti) il consenso non è per sempre. Il consenso, infatti, è prestato per un periodo di tempo determinato, che è quello di durata del trattamento. La durata del trattamento non è imperitura, ma va valutata dal titolare in base agli scopi del trattamento (né lo è la conservazione dei dati personali, anche successiva al trattamento, che è infatti permessa solo per un tempo non superiore a quello necessario rispetto agli scopi per i quali è stato effettuato il trattamento).

Anche durante il periodo di trattamento acconsentito è sempre facoltà dell’interessato revocare il consenso prestato, o opporsi al trattamento.

Gli oneri del titolare

Per consentire l’esercizio del diritto di opposizione, l’Autorità  garante per la protezione dei dati personali ha ben chiarito gli oneri informativi connessi all’attività di marketing che gravano sul titolare, tra i quali rientrano anche le informazioni relative all’opposizione;  ad esempio, occorre fornire all’interessato idonei recapiti presso il quale l’interessato possa non solo esercitare il diritto di opporsi al trattamento per finalità di marketing (come da art. 130, comma 5) ma anche esercitare gli altri diritti di cui all’articolo 7 del Codice della Privacy; all’interessato deve essere garantita la possibilità di avvalersi, a tal fine, dello stesso canale comunicativo utilizzato per l’invio delle comunicazioni promozionali e comunque di uno strumento quanto più possibile agevole, rapido, economico ed efficace. Ad esempio, nel caso di e-mail pubblicitarie, si può consentire agli interessati di potersi opporre al trattamento inviando una e-mail a un indirizzo di posta indicato nell’informativa resa. Quando, invece,  si voglia acquisire un solo consenso per più attività di marketing, dovranno essere chiarite nell’informativa le singole modalità utilizzate per il marketing (modalità tradizionali e modalità di cui all’art. 130, commi 1 e 2, del Codice) e, al contempo, occorrerà che dall’informativa e dalla richiesta di consenso risulti che il consenso prestato per l’invio di comunicazioni commerciali e promozionali, sulla base dell’art. 130, commi 1 e 2, del Codice, si estende anche alle modalità tradizionali di contatto eventualmente indicate nell’informativa stessa, come la posta cartacea e/o le chiamate tramite operatore;

Inoltre dall’informativa deve risultare, che il diritto di opposizione dell’interessato al trattamento dei propri dati personali per finalità di marketing, effettuato attraverso modalità automatizzate di contatto, si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità per l’interessato di esercitare tale diritto anche solo in parte, ai sensi dell’art. 7, comma 4, lett. b) del Codice, ossia opponendosi, ad esempio, al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti automatizzati.

I diritti riconosciuti all’interessato dall’articolo 7 non sono limitati al diritto di opposizione, totale o parziale, ma costituiscono una rosa che consente all’interessato di esercitare un controllo effettivo ed efficace sui suoi dati personali. Tra gli oneri informativi del titolare non si dimentichi che, nell’elencazione tassativa riportata all’articolo 13 del Codice della Privacy – che costituisce il nucleo minimo di tutte le informative-, sono menzionati anche i diritti di cui all’articolo 7 del Codice stesso.

I diritti dell’interessato

A seconda delle scelte operate dal titolare al momento della raccolta del consenso, è possibile anche organizzare in maniera diversa le procedure di opposizione. La normativa non obbliga a utilizzare un unico recapito per l’esercizio di tutti i diritti: se si utilizza solo l’email marketing è possibile prevedere un sistema automatizzato che all’inoltro dell’istanza di opposizione dell’interessato (attraverso un indirizzo email dedicato o attraverso un link, ad esempio) consenta di cancellare i dati dell’interessato, impedendo il ricevimento di altre comunicazioni promozionali o commerciali, e un diverso recapito (un diverso indirizzo email, ad esempio) che, invece, gli consenta di esercitare i diritti di cui all’articolo 7 del Codice Privacy.

È chiaro che una risposta tempestiva e con un margine di errore più basso, come quello che può ottenersi dall’impiego di sistemi automatizzati, sia da preferire nell’ambito del diritto di opposizione, ma diverso è il caso delle istanze rivale al soddisfacimento degli altri diritti previsti dall’art 7 del Codice, che possono richiedere anche risposte complesse.

Abbiamo già visto che se il titolare ha scelto di acquisire un unico consenso per più modalità, dovrà consentire l’opposizione anche parziale. Ciò, però, non deve tradursi in una moltiplicazione di recapiti e istruzioni che possano ingenerare confusione nell’interessato. La premessa maggiore, che non si può contraddire, è sempre che il diritto di opposizione sia reso quanto più possibile agevole, rapido, economico ed efficace.

Tempi e modi

Le istanze ex art. 7 del Codice della Privacy debbono essere riscontrate “senza ritardo” al massimo entro 15 giorni (o, comunque, non più tardi di trenta giorni, in casi di particolare complessità).

Se il riscontro non avviene nei tempi previsti, o non è soddisfacente, l’interessato è abilitato a presentare ricorso al Garante Privacy, il quale potrà prendere i provvedimenti più opportuni.

Pertanto è molto importate che il Titolare crei una architettura funzionale, con recapiti “ricettivi”, che monitori costantemente il ricevimento di istanze ex art. 7, dia adeguate istruzioni a incaricati e responsabili in merito alla gestione delle stesse nei brevi termini previsti. È bene che il Titolare crei dei modelli organizzativi adatti sia al recepimento delle istanze volte all’esercizio degli altri diritti di cui all’articolo 7 del Codice Privacy, sia al diritto di opposizione, tenendo conto, da un lato, dei tempi necessari a fornire un riscontro soddisfacente, dall’altro, nei casi opposizione al trattamento, della necessità che i dati non vengano più davvero trattati e non si proceda a trattamenti che non sono più acconsentiti.

Formalità

Le istanze ex art. 7 non richiedono particolari requisiti di forma, e il modello presente sul sito del Garante è volto ad agevolare l’esercizio dei diritti, ma non è tassativo. Non si possono opporre alle istanze per l’esercizio dei diritti di cui all’articolo 7 requisiti formali non previsti dalla legge.  Nei casi previsti dai primi due commi dell’articolo 7 del Codice della Privacy le istanze possono essere anche presentate oralmente.

Controllare l’identità dell’interessato è onere del titolare. Allo scopo il Codice della Privacy prevede che essa possa essere verificata sulla base di idonei elementi di valutazione, anche mediante atti o documenti disponibili o esibizione o allegazione di copia di un documento di riconoscimento. Se l’interessato si avvale di un’altra persona questi dovrà esibire o allegare copia della procura, ovvero della delega sottoscritta in presenza di un incaricato o sottoscritta e presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di riconoscimento dell’interessato.

Questi adempimenti non possono essere estesi all’opposizione al trattamento per finalità di marketing, ove costituirebbero un inutile aggravio e una decisa sproporzione non consentita della normativa.

Attenzione, perciò: massima deformalizzazione e celerità, per le istanze di opposizione, invece maggiori cautele nel caso di istanze volte al soddisfacimento degli altri diritti ex art. 7 Codice Privacy, soprattutto ove i dati derivino da altri trattamenti: in questi casi è bene agire con maggiore consapevolezza e attenzione, soprattutto per non dare risposte tardive o incomplete e per non rivelare indebitamente dati di terzi.

Sull’autrice

Avv. Cristina Vicarelli

L’articolo è stato scritto dall’Avv. Cristina Vicarelli. Avvocato del Foro di Perugia, si occupa prevalentemente di privacy e protezione dei dati personali, diritto dell’informatica e dell’internet.
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Über den Autor

Avv. Cristina Vicarelli
Avvocato del Foro di Perugia

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